Personvernerklæring for Gnist Trening og Helse

Behandlingsansvarlig

Gnist Trening og Helse er hovedansvarlig for behandling av personopplysninger i våre systemer.

Daglig leder er på vegne av Gnist Trening og Helse behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger.

Personopplysninger som lagres

Vi lagrer følgende personopplysninger om våre kunder:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• E-postadresse
• Kjønn
• Bilde
• Personnummer eller fødselsdato (avhengig av system)

For kunder som går til behandling hos våre behandlere lagrer vi helseopplysninger knyttet til behandling og undersøkelser. Disse opplysningene lagres i tråd med journalforskriften og håndteres i henhold til gjeldende personvernforskrift og norm for datasikkerhet i helsevesenet. Vi loggfører sms- og mailutsendelser fra vårt journalsystem.

For kunder knyttet til treningsavdelingen lagres i tillegg besøkshistorikk, treningshistorikk, treningsprogrammer og annet knyttet til eventuell personlig oppfølging av medlemmet. Dette kan for eksempel være helseopplysninger som fremkommer av testresultater og annen informasjon om helse som er viktig å vite for den som følger opp medlemmet. Dersom en kunde har kostholdsoppfølging lagres opplysninger om vekt, kroppsmål og kroppssammensetning. Vi loggfører sms- og mailutsendelser fra vårt medlemsregister.

Vi lagrer i tillegg kjøpshistorikk og adferdsmønster på vår nettside, dvs. opplysninger om hvordan den enkelte kunde navigerer på siden.

Våre medarbeidere registreres i vårt personalsystem med personalia, kompetanse, familiære forhold og lønnsforhold. Referater fra oppfølging av medarbeidere og eventuelle korrespondanser fra leger/nav registreres også her.

Formål med behandlingen

Formålet med behandlingen er å oppfylle kontrakter og forpliktelser vi har inngått med våre kunder, samt å oppfylle de leveransene vi har påtatt oss i forbindelse med salg av tjenester og produkter. Opplysningene blir også brukt til å bekrefte bestillinger og eventuelle endringer i bestillingene som kunder har gjort.

Vi benytter også opplysningene for å kunne gi deg informasjon, tilbud og service i forbindelse med ditt kjøp via mail, telefon, SMS og postutsendelser.

Dataene brukes også i forbindelse med brukerundersøkelser og evalueringer av tjenester og produkter vi leverer. Vi ønsker å måle kundetilfredsheten knyttet til våre leveranser slik at vi stadig kan forbedre våre produkter og leveranser.

Vi benytter kjøpshistorikk og adferdsmønster på nettsiden til å kunne gi anbefalinger og tilbud som er tilpasset hver enkelt bruker.

Behandling av personalia på medarbeidere gjøres for å kunne følge opp og ivareta medarbeideren på best mulig måte og for å oppfylle kontrakten vi har med vedkommende.

Grunnlaget for behandlingen

Informasjon om navn, adresse, telefon, e-postadresse og fødselsdato eller personnummer benyttes for å oppfylle kjøpsavtalen og/eller Journalforskriften knyttet til utførelse av helsetjenester. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel Art 6, 1(b). Dersom den registrerte er under 16 år er behandlingen bare mulig dersom den som har foreldreansvar for barnet har gitt samtykke eller godkjent at behandling foretas. Art 8 (1). Grunnlaget for behandling av personopplysningene knyttet til pasienter er knyttet til Art 9, 1 h og i, samt Forskrift om pasientjournal §8 a, §10 m.fl.

Der du har samtykket til det benyttes også opplysningene til å gi deg informasjon, tilbud og oppfølging i forbindelse med ditt kjøp via mail, telefon og/eller SMS. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6, 1 (a). Du kan når som helst takke nei til å motta slik informasjon fra oss.

Der du har samtykket til det benyttes kjøpshistorikk og adferdsmønster til å gi anbefalinger og tilbud spesielt tilpasset deg som bruker. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6, 1 (a). Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til slik bruk.

Personalia knyttet til medarbeidere behandles med grunnlag i Art 6, 1 (a, b, c) for å oppfylle deler av arbeidsmiljøloven, lov om sykepenger og andre relevante lover knyttet til arbeidsforhold.

Innhenting av personopplysninger

Vi lagrer de personopplysningene du har avgitt på våre nettsider eller til våre medarbeidere i forbindelse med ditt kjøp.

Opplysninger som fremkommer og registreres i forbindelse med trening eller behandling blir registrert i de respektive datasystemene, og blir behandlet etter gjeldende lover for den aktuelle type data.

Personalia på medarbeidere innhentes i forbindelse med søknader og ansettelsesprosesser, samt senere kompetanseoppbygging, eventuelle sykdomsforløp/permisjoner og medarbeidarsamtaler.

Personopplysningene blir behandlet i tråd med den til enhver tid gjeldende personvernforskrift. I de tilfeller hvor forskrift om pasientjournal og/eller lov om helsepersonell er strengere enn personvernforskriften i forhold til innhenting, behandling og oppbevaring av personopplysninger vil disse legges til grunn for behandlingen.

Vi bruker informasjonskapsler/cookies på våre nettsider for å gi deg som besøker siden best kundeopplevelse og service. Lov om elektronisk kommunikasjon krever at vi informerer våre besøkende om bruk av informasjonskapsler (cookies).

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

Opplysninger om helse som er tilfalt oss gjennom behandling hos våre behandlere kan utleveres til annet helsepersonell, helfo eller eventuelt forsikringsselskap dersom det på forhånd er innhentet tillatelse til dette fra den opplysningene gjelder. Slik informasjon skal sendes via Norsk Helsenett eller via post. Informasjon om særlige kategorier av personopplysninger (Art 9) skal ikke sendes pr. mail eller på telefaks.

Vi har eksterne bedrifter som foretar betalingsoppfølging for oss, og personalia knyttet til betalinger overføres til disse selskapene i forbindelse med betalingsoppfølging.

Personalia knyttet til medarbeidere blir utlevert til ekstern regnskapsbyrå i forbindelse med utbetaling av godtgjørelse/lønn for arbeid, og til skattemyndigheter der det er påkrevd. Opplysninger utleveres også til Nav i forbindelse med sykepenger og andre tilskudd fra Nav.

Utover dette vil vi ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til det eller våre kunder anmoder oss skriftlig om det.

Sletting av personopplysninger

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med ditt kundeforhold til treningsavdelingen lagres i vårt kunderegister så lenge du har et aktivt forhold til Gnist Trening og Helse AS. Opplysningene slettes innen 6 måneder etter at du har avsluttet ditt kundeforhold. Art 17, 1 (a).

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med ditt kundeforhold til helseavdelingen lagres i vårt journalsystem. Opplysningene oppbevares og behandles i tråd med journalforskriften i henhold til dennes §14 (oppbevaring og oppbevaringstid).

Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i inntil 5 år, i henhold til lovens krav.

Informasjon om medarbeidere hos Gnist blir slettet innen ett år etter at arbeidsforholdet er avsluttet. Personalia knyttet til søknader på stillinger blir slettet senest innen 6 måneder etter at stillingen er besatt dersom vedkommende ikke fikk jobben. Personalia knyttet til søkere som ikke innkalles til intervju blir slettet så snart intervjurundene er avsluttet. Art 17, 1 (a).

Rettigheter for den registrerte

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til den til enhver tid gjeldende personvernforskrift og eventuelle andre relevante forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger. Art 16 og 17.

Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

Personvernombud

Vi har et personvernombud, Lise Kavlie-Jørgensen Jahr, som påser at personvernforskriftens regler om behandling av personopplysninger blir fulgt.

Informasjonssikkerhet

Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av avgitte opplysninger.

Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting eller andre spørsmål rundt personvern kan sendes skriftlig, kontaktskjema finner du her.